Immer enger werden in Zukunft Workflow- und CRM-Systeme miteinander verzahnt. CRM Systeme müssen in Vertrieb- und Marketingabteilungen alle operativen Prozesse optimal unterstützen. Dabei helfen CRM Workflow Systeme mit integrierter Workflowengine.

CRM Systeme verarbeiten täglich hunderte von Dokumenten, Angebote, Freigaben und Formulare in einer Vertriebsorganisation. Meist sind die Prozesse in den EDV-System auch nicht mehr an der aktuellen Realität im Unternehmen ausgerichtet, da die Unternehmen heute flexibel Aufgaben sowie Aufbau- und Ablauforganisation am Markt orientiert ändern. Die folge sind hohe operative Kosten viel verlorene wertvolle Zeit, die dann nicht mehr für die Kundenbetreuung und die vertriebsaktive Zeit zur Verfügung steht.

Die Zukunft sieht anders aus. Die Erwartung der Unternehmen ist klar. Egal ob Angebotsfreigabe, Mahnsperre, Rechnungsfreigabe, Freigabe von Konditionen, Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen - überall wo Anträge, Formulare und Prozesse im Spiel sind und das gute alte Papier seinen Weg durch die Instanzen in der Vertriebsorganisation macht, sparen Unternehmen Arbeitszeit und Kosten mit einem professionellen und integriertem Workflow Management System.

Optimal ergänzt sich CRM Workflow und Kommunikationsplattform bei CRM Systemen auf Basis der Plattform Lotus Notes. Der Workflow Lotus Notes ermöglicht die Modellierung und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte.

Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet werden. Durch eine zentrale Pflege des Workflows werden Änderungen für das gesamte Unternehmen eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer Form einfach und schnell automatisieren und in das CRM System integrieren. Das Workflow-System erkennt automatisch z.B. neue Konditonsvereinbarungen oder Angebote und startet dann die dazugehörigen Freigabeprozesse an.

Führende Hersteller von CRM Systemen haben bereits heute weite Teile dieser zukunftsweisenden CRM-Technologien in Ihre Produkltline eingearbeitet. Das Workflow Modul von GEDYS IntraWare 7, einer CRM Lösung auf Basis Lotus Notes, ist zentraler Dreh- und Angelpunkt für alle automatisierten Vorgänge im CRM System.

Autor: Sabine Friedersdorf, GEDYS IntraWare GmbH
sfriedersdorf@gedys-intraware.de